Документ может находится в трех состояниях

Документ может находится в трех состояниях

Документ может находится в трех состояниях

Сегодня мы продолжим обучение в программе 1с и узнаем, как создать новый документ в 1С Предприятие. Для этого мы перейдем в режим «Конфигуратор», откроем нашу конфигурацию, и в объектах конфигурации найдем «Документы».

Открывается окно, в котором следует заполнить нужную информацию. Отметим, что в поле «Имя» нельзя оставлять пробелы. Если название документа состоит из нескольких слов, используйте нижнее подчеркивание. Поле «Синоним» служит для более читабельного вида названия нового документа.

Здесь пробелы допустимы, и данное поле заполняется автоматически. Также, полезно будет заполнить поле «Представление списка», если вы хотите, чтобы новый документ «Накладная» в списке документов отображался как «Накладные».

Вкладка «Подсистемы» служит для настройки нужных категорий пользователей, для которых будет отображаться данный документ 1с.

Пожалуй, самая важная вкладка при создании нового документа 1с 8.2 — это «Данные». Здесь требуется указать все реквизиты, которые нужны в документе. При необходимости, можно добавить табличные части. Вкладка «Нумерация» позволяет вести нумерацию документов.

Здесь можно использовать внешний нумератор, или сделать нумерацию только документов этого вида. При этом, существует возможность выбора времени обнуления нумерации, например, в пределах года или месяца. Чтобы создать форму документа в 1с, перейдите на вкладку «Формы».

Здесь вы сможете настроить внешний вид нового документа и его списка.

Дополнительные вкладки используются намного реже, но они позволяют более точно настроить работу документов 1с.

Например, на вкладке «Движения» можно разрешить или запретить проведение, на вкладке «Ввод на основании» добавить документы, на основании которых можно создать текущий документ и т.д.

Итак, программно создать документ 1с достаточно просто. Открывайте «Конфигуратор», следуйте инструкциям и скриншотам из данного текста, и все будет хорошо!

  3
Обратился ко мне клиент с задачей: Нужно запретить изменение всех видов платежных документов (ПП, РКО, ПКО) спустя 8 часов с момента проведения соответствующего документа Для реализации этого я использовал Подписку на событие: ПередЗаписьюДокуме   2
Данный код позволяет открыть список документов с установленным отбором, также можно открыть список элементов справочника с нужным отбором Форма = ОткрытьФорму(«Документ.РасходнаяНакладная.Форма.ФормаСписка»); //Открываем форму ОтборВладелец =Форма   2
Обратился ко мне старый клиент и говорит — беда с нумерацией счетов! Менеджеры, кто как хотел — так и изменял номера документов. с префиксом, без, писали даже б/н. Но тут пришел новый бухгалтер и сказал — нужно с 1 октября запустить авто нумерацию   1
При доработке какого-либо процесса, бывает необходимо программно создать документ копированием по ссылке уже созданного в базе. Код позволяющий создать документ копированием: Процедура ДействияФормыДобавитьКопированием(Кнопка) колдок = 5; Если В

Создадим новый документ, зададим название:

Создадим необходимые реквизиты шапки и табличной части

Разместим все реквизиты на форме. Имеется возможность использовать переключатели для какого-либо значения для удобства выбора:

При изменении переключателя можно сделать отображение определенных полей и формирование определенных проводок.

При вводе цены и количества написать код для расчета Суммы .

При проведении документа необходимо написать процедуру обработки проведения для того, чтоб документ сформировал определенные проводки после сохранения.

Однако документ еще провести не удастся, для этого его необходимо добавить в «Регистраторы» Регистра бухгалтерии «Хозрасчетный»:

Если документ при перепроведении создает новые проводки и при этом сохраняет старые, тогда необходимо установить значение «Удаление движений» в «Удалять автоматически»:

Проводки документа мы можем просмотреть в журнале проводок, что не совсем удобно, вызов проводок документа выполним через копку, для этого разместим на документе кнопку:

И в модуле напишем следующее для этой кнопки:

Процедура ДействияФормыЖурналПроводок(Кнопка)

ОбщегоНазначения.РучнаяКорректировкаОсновнаяФорма(ЭтоНовый(),Ссылка,ЭтотОбъект);

КонецПроцедуры

Такую же кнопку добавим и на форму списка, однако код будет отличаться:

ОбщегоНазначения.РучнаяКорректировкаОсновнаяФорма(Ложь,ЭлементыФормы.ДокументСписок.ТекущиеДанные.Ссылка,

ЭлементыФормы.ДокументСписок.ТекущиеДанные.Ссылка.ПолучитьОбъект());

Вы уже пробуете нажимать на кнопки?…

Да, они не работают:) Ведь форма отображения проводок хранится в Обработке «КорректировкаДвижений», необходимо в данной обработке указать тип реквизита «ДокументОбъект» — ваш документ:

Все получилось, кроме возможности ручной корректировки проводок. Для того, чтоб появилась данная возможность, необходимо всего лишь создать реквизит «Ручная корректировка» (типа Булево) в документе, который вы создаете:

Теперь в проводках можно добавлять, удалять и изменять значения.

Быстрая пошаговая демонстрация разработки приложения на платформе 1С:Предприятие 8.2.

Для выполнения примера вам понадобится платформа 1С:Предприятие 8.2. На нашем сайте вы можете скачать . Данная демонстрация подготовлена с использованием именно такой версии!

Простая система кадрового учета

26.Теперь создайте новый документ «ПриемНаРаботу». (установите курсор на ветку Документы и щелкнув правой кнопкой мыши выберите Добавить). Задайте имя документа ПриемНаРаботу. Перейдите на закладку Данные.

27. Добавьте реквизит «ФИО», укажите ему тип значения Строка и длина 100 символов.

Каждый вид документа может иметь неограниченное количество реквизитов и табличный частей. Реквизиты относятся к документу в целом, например Номер, Дата и т.д. В табличной части содержатся строки.

Например, один документ Накладная содержит информацию по нескольким товарам и каждый товар это отдельная строка в табличной части документа.

Более того, в 1С предусмотрена ситуация, когда в документе нужно создавать несколько табличных частей.

Кстати, у любого документа уже есть два заранее заданных реквизита «Номер» и «Дата».

Далее нужно создать таким же образом, как и реквизит «ФИО», остальные реквизиты и укажите для каждого из них правильный тип: реквизит Должность — тип «СправочникСсылка.Должности» реквизит Оклад — тип Число, длина 10, точность 2

реквизит ДатаПриема — тип Дата

Теперь в этот документ можно будет вводить данные о новом сотруднике (в режиме 1С:Предприятие). После ввода данных в новый документ пользователь нажмет кнопку «Провести и закрыть» и ваша программа должна добавить в справочник Сотрудники новый элемент (новую строку). При нажатии «Провести и закрыть» документ сначала будет записан, потом проведен, а потом закрыта его форма.

Проведение документа — очень важное понятие. Провести документ для пользователя означает пустить его в дело. При проведении документа совершаются изменения в информационной базе: добавляются данные в таблицы, увеличиваются или уменьшаются остатки товаров на складе, создаются новые бухгалтерские проводки и т.д.

Что конкретно произойдет при проведении документа, определяется программистом 1С. При проведении выполнится предопределенная процедура ОбработкаПроведения(). Именно в этой процедуре программист пишет программный код на языке 1С, которыйи совершает все изменения в системе. Сейчас нам нужно добраться до процедуры ОбработкаПроведения(). Она хранится в «Модуле объекта».

Для открытия модуля объекта перейдите на закладку «Прочее» и нажмите кнопку «Модуль объекта». Другой способ перейти в модуль объекта – выбрать в дереве конфигурации документ ПриемНаРаботу и кликнув правой кнопкой мышки выбрать «Открыть модуль объекта».

В результате откроется окно для редактирования текста программы.

28. На панели инструментов найдите пиктограмму «Процедуры и функции» и нажав на нее выберете «ОбработкаПроведения».

В результате в модуле объекта появилась процедура ОбработкаПроведения, но внутри нее пока ничего существенного. Напишите там следующий текст, пока не вникая в его смысл:

СпрСотр = Справочники.Сотрудники.СоздатьЭлемент();СпрСотр.Наименование = ФИО;СпрСотр.Должность = Должность;СпрСотр.Оклад = Оклад;СпрСотр.ДатаПриема = ДатаПриема;

СпрСотр.Записать();

Хотя, если присмотреться, то можно кое-что понять. Первая строка обращается к справочнику Сотрудники и создает новый элемент, пока пустой. Далее заполняются реквизиты справочника, данные берутся из документа и переносятся в справочник. И в конце происходит запись измененного элемента в справочник.

Кстати, часто начинающие специалисты 1С забывают вызвать Записать(). Если вы не вызовете метод Записать(), то все ваши изменения не сохранятся в базе.

Обратите внимание, что каждый оператор в языке 1С заканчивается символом «;» (точка с запятой).

После слова КонецПроцедуры точки с запятой нет, потому что это не оператор, а операторная скобка (есть такое понятие в 1С).

Точки с запятой нет также после слов Цикл и Тогда, но после слов КонецЦикла и КонецЕсли обязательно ставьте точку с запятой. В данной программе мы не использовали ни циклы, ни условия.

Источник: https://www.kanord.ru/dokument-mozhet-nahoditsya-v-treh-sostoyaniyah.html

Документы 1С — Общее описание

Документ может находится в трех состояниях

В данной статье будет рассмотрено такое понятие как документы 1С, что это за объект конфигурации, каково его предназначение, какие существуют настраиваемые свойства для объекта; как можно работать с этим объектом интерактивно и программно.

Жизнедеятельность любого предприятия не представляется возможным без регистрации различного рода событий, возникающих очень часто. Называются эти события — хозяйственные операции. Регистрацией хозяйственной операции в 1С служит документ.

Примеры хозяйственных операций: поступление товаров на склад, списание товаров со склада, прием денежных средств в кассу, прием сотрудника на работу и т. д.

Все эти операции должны быть оформлены соответствующими бумажными документами. Объект документ, регистрируемый с системе 1С, как раз и является аналогом этого бумажного документа. Следует отметить тот факт, что у нас, по крайней мере, существует два различных учета. Это управленческий учет и регламентированный учет.

В регламентированном учете хозяйственная операция не может существовать без документа, подтверждающего ее. В управленческом же учете наличие документа, для хозяйственной операции, не является обязательным условием, так как перечень совершаемых операций в управленческом учете может быть разнообразным.

В этом случае просто происходит фиксирование какой-то информации в виде электронного документа.

Итак у нас есть документ бумажный и документ электронный. Между ними необходимо произвести аналогию. При оформлении бумажного документа обязательным условием является наличие в нем номера и даты. Аналогично и электронный документ должен содержать номер и дату. По этим полям мы может найти нужный нам документ. Поэтому номер и дата являются ключевыми свойствами.

Рассмотрим ключевое свойство «Дата». В версии 7.7 оно называлось «ДатаДок», в версии же 8 оно стало называться просто «Дата». Это очень важное свойство документа.

Почему это так? Рассмотрим ситуацию с торговой организацией, в которой осуществляется регистрация факта поступления товара и его продажи.

Так вот продать товар, дата поступления которого больше даты продажи, не представляется возможным, потому как нельзя продать товар который еще не поступил.

Отметим что в некоторых типовых конфигурация есть возможность продать, еще не поступивший товар. Но это скорее исключение чем правило и относится к специфике торгового предприятия.

Вот именно поэтому наличие даты в документе так важно. Также необходимо отметить, в свойстве «Дата» содержится не только дата, но и время документа с точностью до секунды.

Очень часто такой идентификации документа на временной оси оказывается недостаточно.

Представим ситуацию, когда на склад поступает 100 единиц товара 1-го числа месяца. Далее 2-го числа этого же месяца в 23:59:59 происходит его продажа, в количестве 80 единиц. Документ проводится без проблем, потому как товара хватает. Допустим, что также 2-го числа в 23:59:59 этот же товар еще кто-то тоже продает в количестве 50 единиц. Этот документ также проведется без проблем, потому как на время 23:59:59 этот товар есть. Хотя фактически у нас, по итогу проведения второго документа образуется отрицательный остаток в 30 единиц товара.

Чтобы таких ситуаций не возникало к дате и времени прибавляется еще и позиция документа, а именно его ссылка. Эта идентификация документа по дате и времени + ссылка называется момент времени. И при проведении второго документа система выдаст сообщение о нехватке 30 единиц товара и не позволит провести документ.

Как же получить момент времени? А получается он методом «МоментВремени», принадлежащий классу «ДокументОбъект». При этом возвращается тип данных «МоментВремени».

Этот тип данных необходимо передавать в запросы, получающие остаток товара, в качестве параметра.

Пример получения момента времени:

&НаКлиенте Процедура ПолучитьМоментВремени(Команда) ПолучитьМоментВремениНаСервере(Объект.Ссылка); КонецПроцедуры &НаСервере Процедура ПолучитьМоментВремениНаСервере(Ссылка) Если Ссылка.Пустая() Тогда Сообщить(«Документ не записан!»); Возврат; КонецЕсли; ДокументОбъект = Ссылка.ПолучитьОбъект(); МоментВремени = ДокументОбъект.МоментВремени(); Сообщить(МоментВремени); КонецПроцедуры // ПолучитьМоментВремениНаСервере()

Установка времени документа

Разберем, каким образом система устанавливается отметку времени для вновь вводимых документов. При создании документа, по умолчанию присваивается текущая системная дата с нулевым временем, а при записи устанавливается текущая отметка времени.

При оперативном проведении есть следующий нюанс. Если его дата равна текущей, время будет принимать значение текущего времени. Если бы документ проводился неоперативно, то только в момент его ввода присваивалась текущая отметка времени, а дальше она оставалась бы неизменной. Если же документ вводится не текущим числом, то первоначально присваивается нулевая отметка времени, а при записи присваивается самая последняя отметка за этот день. То есть система ищет последний введенный документ за этот день смотрит его время, увеличивает его на секунду и присваивает его нашему документу. Если создать документ на дату, в которой не вводился ни один документ данного вида (например поступление товаров), но были введены документы другого вида (например списание товаров), то система возьмет самую последнюю дату документа другого вида, прибавит к ней секунду и присвоит нашему документу. Если же создать документ с датой, в которой не вводился ни один документ, ни одного вида, то платформа присвоит ему время 12:00:00. И еще ситуация. Представим себе, что у нас в базе есть документ с отметкой времени 23:59:59 и если прибавить еще одну секунду это уже будут следующие сутки. Поэтому система оставляет такое же время, то есть 23:59:59. Описанная выше система установки времени документа является лишь значением устанавливаемым по умолчанию. Но есть возможность переопределить такое поведение. Откроем в конфигураторе форму документа и обратимся к ее свойствам. В свойствах мы увидим поле «АвтоВремя». Если мы в этом свойстве ничего не меняем, то формирование времени документа происходит так как это было описано выше. Но можно указать время: текущее или в начало дня, всегда первым, всегда последним и не использовать.

Еще одно ключевое свойство документа — номер. Номер документа, как и дата, является обязательным свойством любого документа. Необходим он для идентификации документа по распечатке.

Возможность проведения

Документ может иметь три состояния: создан, помечен на удаление и проведен. Проведенный документ может менять финансовое состояние предприятия, менять количество товаров на складе и т. д.

То есть непроведенный документ это некий черновик, а при проведение он вступает в силу и соответственно регистрирует какое-то событие.

Система 1С дает возможность изменять проведенный документ, отменять его проведение, что в отличии от западных аналогов программ, является более мягким принципом ведения учета.

Стандартные реквизиты документа

Помимо тех реквизитов, которые разработчик добавляет в документ, есть еще стандартный набор реквизитов, внедренные в документ уже на уровне платформы. Это: ссылка, номер, дата, пометка удаления, проведен. Найти их можно на закладке «Данные», кнопка «Стандартные реквизиты».

О номере и дате мы уже говорили. Пометка удаления это булевский признак, содержащий информацию о том, помечен документ на удаление или нет. Ссылка — реквизит, предназначенный для уникальной идентификации документа в таблице документов. Проведен — булевское свойство содержащее информацию о том, проведен документ или нет.

Документ может находится в трех состояниях:

  • Не помечен на удаление и не проведен;
  • Не помечен на удаление и проведен;
  • Помечен на удаление и не проведен.

Как уже отмечалось ранее, разработчик может самостоятельно добавлять необходимые реквизиты, а также табличные части. Каждая табличная часть имеет один стандартный реквизит — «НомерСтроки».

Хранение документов в информационной базе

В базе, каждый вид документов, хранятся в отдельной таблице. Эта таблица содержит в себе все реквизиты документа. Табличные части же хранятся в отдельных таблицах. Связь с таблицей документов производится по реквизиту «Ссылка».

Нумерация документов

Каждый документ имеет номер, настройка которого задается на вкладке «Нумерация». На этой вкладке можно задать признак автоматической нумерации, признак контроля уникальности, задать какого типа будут номер (числовой или строковый) и его длину.

Рекомендуется устанавливать строковый тип номера, потому как в дальнейшем возможно потребуется указывать в номере и префикс организации, что бывает очень часто.

Префикс устанавливается в модуле объекта документа, в процедуре «ПриУстановкеНовогоНомера».

Процедура ПриУстановкеНовогоНомера(СтандартнаяОбработка, Префикс) // Вставить содержимое обработчика. КонецПроцедуры

Также на вкладке «Нумерация» мы можем задать периодичность документа.

Возможные значения:

  • Непериодический;
  • В пределах года;
  • В пределах квартала;
  • В пределах месяца;

  • В пределах дня.

Обычно выбирают значение «в пределах года», это означает, что в новом году нумерация документов начнется сначала.

Иногда возникают ситуации, когда для нескольких видов документов необходима сквозная нумерация. Для этих случаем в системе предусмотрен такой объект как нумератор.

Его необходимо указывать в поле «Нумератор».

Проведение документов

Немного о проведении документов. Для системы означает, что документ проведен если булевский флаг «Проведен» у документа установлен в «Истина».

В общем списке такие документы выделены соответствующей пиктограммой. Для платформы это более ничего не значит, но с точки зрения логики программы, проведенный документ может влиять на финансовый результат компании.

То есть он может формировать движения по регистрам, основываясь на которые формируются отчеты.

https://www.youtube.com/watch?v=N-ppxY4K95Q

Когда происходит интерактивное или программное проведение срабатывается выполнение процедуры «ОбработкаПроведения()», которая находится в модуле объекта документа.

Процедура ОбработкаПроведения(Отказ, РежимПроведения) // Вставить содержимое обработчика. КонецПроцедуры

Данная процедура имеет два параметра: отказ и режим. Если выставить параметру отказ значение «Истина», то проведение не будет выполнено.

Параметр «Режим» устанавливает режим проведения документа — оперативное или неоперативное.

Сами движения в регистры разработчик должен прописать в данной процедуре самостоятельно.

То, в какие регистры документ будет делать движения задается на вкладке «Движения».

Пример процедуры обработки проведения

Процедура ОбработкаПроведения(Отказ, РежимПроведения) //__КОНСТРУКТОР_ДВИЖЕНИЙ_РЕГИСТРОВ // Данный фрагмент построен конструктором. // При повторном использовании конструктора, внесенные вручную изменения // будут утеряны!!! // регистр ТоварыНаСкладе Приход Движения.ТоварыНаСкладе.Записывать = Истина; Для Каждого ТекСтрокаТовары Из Товары Цикл Движение = Движения.ТоварыНаСкладе.Добавить(); Движение.ВидДвижения = ВидДвиженияНакопления.Приход; Движение.Период = Дата; Движение.Товар = ТекСтрокаТовары.Товар; Движение.Количество = ТекСтрокаТовары.Количество; КонецЦикла; //__КОНСТРУКТОР_ДВИЖЕНИЙ_РЕГИСТРОВ КонецПроцедуры

Права доступа на документы

В системе 1С существуют различные виды доступа. Это анализ интерактивных действий и анализ программных действий.

Что такое интерактивные действия? Это действия совершаемые непосредственно пользователем: нажатие кнопок, галок и т. д. Программные же действия совершаются каким-либо алгоритмом, о их совершении пользователь может и не догадываться.

Права доступа к документу настраиваются на закладке «Права». Здесь мы видим несколько разделов, это раздел где отображаются роли, раздел непосредственно прав, и раздел «Ограничения доступа к данным» (его мы не будем рассматривать, он необходим при использовании так называемого механизма RLS).

Раздел «Роли» отображает все роли заведенные в информационной базе, для которых в разделе «Права» мы как раз и устанавливаем права доступа.

Возможные виды прав доступа:

  • чтение (программно), просмотр (интерактивно);
  • добавление (программно), интерактивное добавление (интерактивно);
  • изменение (программно), редактирование (интерактивно);
  • удаление (программно), интерактивное удаление (интерактивно);
  • проведение (программно), интерактивное проведение (интерактивно);
  • отмена проведения (программно), интерактивная отмена проведения (интерактивно);

Интерактивный вид доступа содержит еще такие права как: интерактивная пометка на удаление, интерактивное снятие пометки на удаление, интерактивное удаление помеченных, интерактивное проведение неоперативное, интерактивное изменение проведенных, ввод по строке.

Табличная часть документа

Табличные части документа задаются на вкладке «Данные» и являются ничем иным как коллекций, элементами которой являются строки табличной части. Поэтому обход ее элементов возможен как циклом, так и прямым обращением по индексу (нумерация начинается с нуля).

Заключение

Надеюсь данная статья дала вам некоторое понимание о том, что же такое документы 1С, какую они имеют структуру и как с ними работать в конфигураторе. Отмечу, что все вышеописанное дает лишь общее понятие о таком объекте как документ и не описывает все многочисленные тонкости работы с ним.

Вы еще не читали? Вам это будет интересно…

Источник: http://1c-programist.ru/stati/dokumenty-1s-obschee-opisanie.html

Что значит провести документ в 1с. Документ может находится в трех состояниях

Документ может находится в трех состояниях

» Сделки с авто » Что значит провести документ в 1с. Документ может находится в трех состояниях

МИНИСТЕРСТВООБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИИ

федеральноегосударственное бюджетное образовательноеучреждение высшего профессиональногообразования

«Самарскийгосударственный университет»

Факультетэкономики и управления

Выполниластудентка

2курса 23201.50 группы

СидоренкоАнна

Преподаватель

КлиментьеваС.В.

Введение 3

Назначение документов 4

Сравнение документов с другими объектами 9

Работа с документами 11

Заключение 13

Список используемой литературы 14

Введение

Внастоящее время широкое развитиеполучили системы автоматизациипредприятий, занимающихся различнымивидами учета. На рынке нашей страны вдостаточно большом объеме представленысистемы, работающие с базами данных.

Однако зачастую небольшие предприятияработают по своей внутренней специфике,и с небольшими базами данных.

Для такоготипа предприятий фирмой «1С» разработанасистема «1С: Предприятие», котораяпредставляет собой интерпретатор ирабочий конфигуратор (программу), безкоторого работа системы невозможна -аналог языка BASIC.

Система«1С: Предприятие» предназначена длярешения широкого спектра задачавтоматизации учета и управления,стоящих перед современными предприятиями.

«1С: Предприятие» представляет собойсистему прикладных решений, построенныхпо единым принципам, на единойтехнологической платформе.

Программныйпродукт система «1С: Предприятие» можетбыть адаптирована к любым особенностямучета на любом специализированномпредприятии

Всистеме «1С: Предприятие» возможен«Обмен файлами»:

    Средства импорта и экспорта информации через, файлы формата DBF и XML позволяют организовать обмен данными с любыми системами.Сохранение печатных форм в форматах Microsoft Excel и HTML.Управлять работой других программ, используя встроенный язык, например, формировать отчеты и графики в Microsoft Excel.Получать доступ к данным «1С: Предприятия» из других программ.Вставлять в документы и отчеты объекты, созданные другими программами, например, размещать в отчетах рисунки и графики.

Вреферате будет рассмотрен вопрос о том,что такое документы в программе 1С:Предприятие, и как с ними работать.

Назначение документов

Документыпредназначены для хранения основнойинформации обо всех событиях, происходящихна предприятии, и, разумеется, имеющихсмысл с точки зрения экономики. Припомощи документов отражаются и платежис расчетного счета, и операции по кассе,и кадровые перемещения, и движения поскладу, и прочие подобные события.

Впроцессе конфигурирования настраиваетсяпроизвольное количество видов документов.

Типичными примерами видов документовявляются такие документы, как «Платежноепоручение», «Счет», «Приходная накладная»,«Расходная накладная», «Накладная навнутреннее перемещение», «Приходныйкассовый ордер» и так далее.

Каждый виддокумента предназначен для отражениясвоего типа событий. Это определяет егоструктуру и свойства, которые описываютсяв конфигурации.

Документыиграют центральную роль для основныхмеханизмов, реализуемых компонентамисистемы. В системе 1С: Предприятиедокумент является основной учетнойединицей. Каждый документ содержитинформацию о конкретной хозяйственнойоперации и характеризуется своимномером, датой и временем.

Дата и время- наиболее важные характеристикидокументов, так как позволяют устанавливатьстрогую временную последовательностьсовершения операций. Все документы (внезависимости от вида) образуют единуюпоследовательность.

Фактически, этапоследовательность отражаетпоследовательность событий — так, какони происходили реально.

Внутри датыпоследовательность документовопределяется их временем, при этом времядокумента является не столько средствомотражения реального (астрономического)времени ввода документа, сколькосредством, позволяющим четко упорядочитьдокументы внутри одной даты.

Данные,вводимые в документ (реквизиты документа),обычно содержат информацию о происшедшемсобытии: например, в накладной — информациюо том, с какого склада, каких товаров исколько отгружено; в приказе о приемена работу — информацию о сотруднике,оклад, другие сведения.

Кроме собственнозаписи, для документа весьма важнымсвойством является его проведение. Припроведении документ может отразитьзафиксированное им событие в механизмах,реализуемых компонентами.

Например,если установлена компонента «Бухгалтерскийучет», документ может записатьбухгалтерскую операцию, отразив в видепроводок в бухгалтерском учете информацию,содержащуюся в документе. Составдокумента

Дляпользователя содержимое документапредставляется в экранной формедокумента:

Табличнаячасть выглядит как обычная таблица, гдестолбцы — реквизиты табличной частидокумента. При создании документа вконфигураторе можно визуально настроитьвид формы, размещение реквизитов иопределить в свойствах формы, будет лиотображаться панель инструментов, можнобудет пользователю ли изменять размерформы и т.п.

Такжеу документа обычно есть одна или несколькобумажных форм — Таблиц. С помощью Таблицдокумент печатается на бумаге. Поведениедокумента определяется с помощьювстроенного языка 1С. На языке записывается,что документ делает в системе, как онформирует бумажный бланк и как он себяведет на экране.

Документобычно имеет печатную форму. Печатнаяформа полностью формируется средствамивстроенного языка 1С, что придает большуюгибкость программе. Это одна из причиношеломляющего успеха системы 1С:Предприятие.

Печатная форма документа- это фактически отчет, формируемыйобычно из формы открытого документа исодержащий сведения из этого документа.

Чтобы научиться формировать печатныеформы, вам нужно изучить главу Отчеты(объект «Таблица»).

Удокумента может быть несколько шаблоновпечатных форм. Средствами встроенногоязыка (метод Исходная Таблица) задаетсятот шаблон печатной формы, который будетиспользоваться.

Шаблоныпечатных форм (таблицы) могут быть общие.Это дает возможность использовать одиншаблон для печати нескольких видовдокументов. Т.е. общая таблица являетсяглобальной для конфигурации и можетбыть использована в любом модуле.Примером из типовой конфигурации можетявляться шаблон печатной формы «Отчето движении документа», который используетсяразными модулями конфигурации

Некоторыедокументы могут проводиться. С точкизрения пользователя, «провести»документ означает «пустить его вдело».

С точки зрения программиста,при проведении документа сработаетмодуль проведения документа (процедураОбработка Проведения). Именно тамопределяются все действия, выполняемыепри проведении документа.

Например, припроведении документа «Приказ о приемена работу» сработает модуль этогодокумента, который в справочник Сотрудникидобавит нового сотрудника.

Каждыйвид документа может иметь неограниченноеколичество реквизитов в шапке и вмногострочной части. Для документасоздается форма ввода — экранный диалог.При настройке для документа задаютсятакже общие характеристики: длина номерадокумента, условия поддержки уникальностиномеров и другие. Все документыхарактеризуются номером, датой ивременем.

Термин«шапка» — достаточно условный и можетотноситься не только к реквизитамдокумента, которые физически находятсяв верхней части бумажного бланкадокумента.

Поэтому, в наиболее общемслучае, реквизитом заголовочной частибудет считаться любой реквизит, которыйвстречается в документе только одинраз. Табличная часть документа представляетсобой список однотипных строк синформацией.

Например, в уже упоминавшемсясчете на оплату табличная часть — этоперечень товаров или услуг, подлежащихоплате.

Помимо наименований, табличнаячасть документа может содержать такжеразнообразную дополнительную информацию- стоимость товаров или услуг, количество,объем, вес и многое другое. В большинствеслучаев табличная часть используетсядля формирования общей суммы документа.Структура документа в системе 1С:Предприятие может содержать толькоодну табличную часть.

Приразработке документов в Конфигуратореможет быть создано необходимое количествообщих реквизитов документов.

Такиереквизиты, будучи созданными один раз,становятся доступными для всех документов:общие реквизиты можно размещать в формахдокументов, к значениям общих реквизитовможно обращаться из встроенного языкасистемы 1С: Предприятие.

Работая ссистемой 1С: Предприятие, пользовательможет выполнять отбор документов вжурналах по значениям общих реквизитовдокументов.

Вседокументы хранятся в журналах. Журналдокументов — это электронный аналогобычной бумажной папки. На экране журналвыглядит как таблица, строки которойявляются документами.

Например, выможете создать журнал Приказы кадровые,который будет включать документы «Приказо приеме на работу», «Приказ об увольнении»,«Кадровое перемещение». С этим журналомбудет работать пользователь-кадровик.

Или можно создать отдельный журнал длябанковских документов, куда войдутдокументы «Платежное поручение» и др.

Журналыдокументов предназначены для просмотрадокументов. Каждый вид документа можетбыть отнесен к определенному журналу.Сам журнал документов не добавляетновых данных в систему, а служит толькокак средство просмотра списка документоводного или нескольких видов.

Длядокументов разных видов можно указыватьодин журнал, что позволяет произвольнымобразом группировать документы вжурналах. Назначенный документам журналможно менять. Например, может быть созданжурнал «Складские документы», которыйбудет содержать все приходные накладныеи накладные на внутреннее перемещение.

Назначенный документам журнал можноменять.

Дляжурнала могут быть определены графыжурнала, для удобства просмотра реквизитовразличных видов документов, отнесенныхк данному журналу. Для журнала можетбыть описано несколько форм еговизуального представления.

Дляработы с документами могут использоватьсяспециально созданные общие журналы. От«обычных» журналов документов ихотличает возможность отбора документовпо значению, указанному пользователем.

Журналыв системе 1С могут быть трех видов:Обычный, Общий и Дополнительный. Обычныйжурнал предназначен для хранениядокументов определенных видов. Документтакже может быть включен в дополнительныйжурнал, при этом документ будетзарегистрирован сразу в двух журналах.Дополнительных журналов может бытьнесколько. Общий журнал показываетдокументы всех видов.

Ужурнала документов есть экранная форма,где можно настраивать отображаемыеколонки. Можно создавать дополнительныеколонки, которые будут отображатьинформацию из документов. Например, вжурнале Приказы Кадровые удобно сразувидеть, к какому сотруднику относитсякаждый документ, для этого создаетсяГрафа журнала Сотрудник

поступлениеТовара = Документы.ПоступлениеТовара; перечень = поступлениеТовара.Выбрать(«20080101», «20081231»); пока перечень.Следующий() цикл Сообщить(«Поступление товара № » + перечень.Номер + » от » + перечень.Дата); конецЦикла;

Результат:

Источник: https://www.eaapa.ru/chto-znachit-provesti-dokument-v-1s-dokument-mozhet-nahoditsya-v-treh/

Текущее хранение документов: порядок формирования дел

Документ может находится в трех состояниях

При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.

Правила и сроки хранения документов

Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.

По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:

  • постоянного хранения,
  • временного хранения свыше 10 лет,
  • временного хранения до 10 лет.

Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.

При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения.

Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.

Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли. 

Порядок формирования дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.

Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:

  • помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
  • помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
  • помещать приложения вместе с основными документами;
  • группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.

Указанные признаки могут быть дополнены и сочетаться между собой.

В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.

Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.

Формирование дел с помощью 1С:Документооборота

Формирование дел легко обеспечивается средствами «1С:Документооборота» с помощью справочника «Дела (тома)» в строгом соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. В карточку дела автоматически переносится информация из номенклатуры дел организации.

Электронная карточка дела содержит следующие сведения:

  • наименование по номенклатуре дел;
  • номер тома;
  • период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
  • количество листов;
  • место хранения.

Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.

Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.

После исполнения документов и окончания работы с ними бумажные документы, подлежащие архивному хранению, помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения их физической сохранности, а электронные документы и карточки документов списываются в дела непосредственно в «1С:Документообороте».

Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями.

Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.

Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:

  • наименование организации (полное и краткое);
  • наименование структурного подразделения;
  • индекс дела по номенклатуре дел;
  • заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
  • срок хранения дела.

Обложка дела формируется автоматически из карточки дела в «1С:Документообороте» по унифицированной форме.

Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

В конце каждого года в «1С:Документообороте» дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.

Если одному из сотрудников организации понадобился документ из уже сформированного дела, то на место документа, выдаваемого сотруднику, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. «1С:Документооборот» формирует лист-заместитель по унифицированной форме.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения, в котором находится на текущем хранении документ. В «Журнале передачи»  (рис. 1) в «1С:Документоообороте» указывается факт передачи конкретных документов, находящихся в деле. Это позволяет отслеживать возврат документов и дел в дальнейшем. 

Рис. 1

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).

Рис. 2

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.

Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:

  • создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
  • размещение дел;
  • проверка наличия и состояния документов и дел;
  • соблюдение порядка выдачи дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел и карточек дел (томов) в «1С:Документообороте» с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем полистного просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.

См. по теме также статьи: Сдача документов в архив организации и Номенклатура дел: правила составления.

Источник: https://buh.ru/articles/documents/75402/

Умный водитель
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: